Factura electrónica ¿estamos los estancos preparados?

En 2023 será obligatorio para autónomos y pymes expedir las facturas en formato electrónico. El Gobierno abrirá un período de transición de 2 años, hasta 2025, para que la implantación de la factura-e sea más sencilla, aunque nuestro programa de gestión ya debería incorporar de manera automática esa funcionalidad, o estar en ello.

¿Una factura en pdf me sirve?

Puede que lo primero que os haya venido a la cabeza son esas facturas en pdf que todo el mundo envía por correo electrónico. La creamos con un editor de texto, con su numeración correspondiente y la fecha, la convertimos a pdf, la sellamos ¡y listos! Es cierto que esa es la práctica común, pero la factura electrónica, digital, o factura-e, en realidad no se parece en nada.

La factura electrónica es el equivalente digital de la factura en papel. Para que tenga la misma validez legal, debe cumplir con los requisitos exigidos que, además, pueden variar de comunidad en comunidad.

• Primero hay que crear la factura en el formato exigido y ser transmitida utilizando la plataforma propia del Estado o de cada comunidad, en su caso. Por ejemplo, el formato estructurado Facturae 3.0 con firma electrónica XAdES.
• La e-factura quedará almacenada en un fichero de datos.
• En la transmisión entre ordenadores —el del emisor, nosotros, y el del receptor (uno de nuestros PVR, por ejemplo)— se recogerá el consentimiento de ambas partes.
• Puede firmarse con certificado electrónico, aunque no es necesario.

¿Para cuándo en los estancos?

La obligación de facturar con documento electrónico llega con la Ley Crea y Crece, aprobada el pasado mes de septiembre [Ley 18/2022, sobre creación y crecimiento de empresas]. Entrará en vigor:

• En 2023, para autónomos o empresas con facturación superior a 8 MEUR anuales.
• En 2025, para el resto; es decir, para la gran mayoría de estancos.

El objetivo de la e-factura es, a priori, «agilizar la creación de empresas», aunque de momento solo impone nuevas obligaciones y bastante engorrosas. El verdadero objetivo es, claro está, tener mayor y más preciso control sobre nosotros (¡cómo si eso fuera aún posible!). Es la trazabilidad, no de productos, sino de nuestras transacciones. Todo debe cuadrar, ni un céntimo por aquí, ni uno por allá.

Se anuncian sanciones contundentes de hasta 10.000 euros [a eso los estancos ya estamos acostumbrados] para aquellos que se resistan. Avisados estamos.